Secretaresse op afstand: Je start een bedrijf omdat je ergens goed in bent of omdat jij graag een bepaald product verkoopt. Maar bij een eigen bedrijf, horen ook zaken waar je geen tijd voor hebt. Een virtueel assistent biedt dan uitkomst. Deze assistent kan bepaalde administratieve handelingen voor je verrichten of je agenda beheren. Zoals Nicky doet voor Mark.

Mark van Bourgonjen is sinds 2003 zelfstandig bedrijfsarts. In zijn functie geeft hij bedrijven advies over arbeid en gezondheidszorg. Zijn eenmanszaak loopt goed. Zo goed zelfs, dat de administratie steeds meer in de avonduren moest gebeuren. “Overdag besteed ik mijn tijd graag aan mijn vak en aan het contact met mijn klanten. Administratie doen en afspraken inplannen, daar ben ik helemaal niet goed in. Ik wilde graag aan iemand anders dat soort zaken over laten.”

Secretaresse op afstand

Bourgonjen wilde echter geen vast personeel aannemen: “Mijn bedrijf loopt goed, maar ik voel niet de behoefte om iemand op de loonlijst te zetten. Als je dat doet, zit je al snel drie dagen aan een medewerker vast. En stel dat je medewerker ziek wordt, dan moet je wel voor de kosten opdraaien.” Via Moneypenny, een bedrijf met een breed bestand virtuele assistenten, kwam hij in contact met Nicky Rijckaert een secretaresse op afstand, die sinds juni 2012 administratieve werkzaamheden uitvoert voor Bourgonjen. Dat doet ze vanuit haar eigen huis. Bourgonjen: “Nicky besteed zo’n vijf uur per week aan mijn bedrijf, ongeveer een uur per dag. Het is aan haar hoe ze die tijd indeelt. We spreken elkaar gemiddeld twee keer per week telefonisch. Nicky is zelf zzp’er dus ze weet hoe het werkt. Zij is verantwoordelijk voor haar werkzaamheden. Bij de start van onze samenwerking hebben we allebei tijd geïnvesteerd om met elkaar te bepalen hoe we graag werken en om aan elkaar te wennen.”

Controle

Maar een virtuele assistent die zich ontfermt over je administratie, die wil je toch in de gaten houden? “Ik kan inderdaad niet controleren of ze daadwerkelijk vijf uur per week aan mijn bedrijf besteedt”, legt Bourgonjen uit. “De vraag is echter of je het wilt controleren. Ik heb alle vertrouwen in Nicky. Ze kent haar verantwoordelijkheden, werkt accuraat en is heel betrouwbaar.” Inmiddels is Rijckaert al drie maanden de virtuele assistent van Bourgonjen. Wat heeft dat hem opgeleverd? “Ik bespaar op deze manier ontzettend veel tijd. Niet alleen heb ik in de avonduren nu tijd over voor mijn gezin, Nicky is heel deskundig op haar vakgebied. Zij doet alle administratieve zaken veel sneller en beter dan ik.”

Waar moet je aan denken?

Wat kan Bourgonjen ondernemers adviseren als zij een samenwerking aan willen gaan met een virtuele assistent?

1.  Bedenk welke zaken binnen je onderneming je wilt uitbesteden. Vraag jezelf af: ‘Waar is een ander veel beter in?’
2. Om de virtuele assistent te vinden die bij jou past, moet je voor jezelf duidelijk hebben hoe jij graag te werk gaat. Ga daarover met je potentiële assistent op afstand in gesprek. Zo kom je er samen achter of jullie bij elkaar passen.
3. Eenmaal de assistent gevonden waar je een goed gevoel bij hebt? Investeer in het begin tijd om elkaar te leren kennen en bouw een stabiele relatie op. Juist omdat je elkaar zo weinig ziet, moet je elkaar kunnen vertrouwen.

Virtueel assistent 2012

Om de waarde van virtuele assistenten onder de aandacht te brengen, organiseert Moneypenny de Verkiezing ‘Virtuele Assistent 2012’. Mark van Bourgonjen heeft Nicky Rijckaert aangedragen om deze titel te winnen.

Bron: MKB Servicedesk