Wanneer je een telefoonservice inschakelt, nemen telefonistes die niet bij jou op kantoor zitten de telefoon op alsof ze wel bij je op kantoor werken. Een telefoonservice is als het ware een visitekaartje van je bedrijf. Telefonistes maken afspraken, fungeren als helpdesk en geven boodschappen door. Ze beoordelen of het nodig is om verdere actie te ondernemen of dat een notitie voldoende is.

De voordelen van een telefoonservice op een rijtje:

• Je hoeft geen personeel aan te nemen om de telefoon op te nemen;
• Het is bovendien ook goedkoper dan een telefoniste inhuren, omdat je alleen betaalt voor de telefoontjes die beantwoord zijn;
• Je bedrijf is altijd bereikbaar, ook wanneer je voor vakantie of overleg de deur uit bent. Klanten krijgen dus geen antwoordapparaat meer;
• Zelfs wanneer je lastminute weg moet, voor een spoedgeval of bespreking, kun je de telefoonservice eenvoudig in- en uitschakelen;
• Heb je af en toe of regelmatig te maken met drukke periodes, dan kun je de telefoonservice ook inschakelen als extra mankracht zodat je geen omzet of klanten misloopt;
• Je mist geen dringende zaken. Sommige bedrijven werken met een speciale spoeddienst die een gesprek doorschakelt wanneer een klant bijvoorbeeld niet kan wachten;
• Je weet op ieder moment wat er speelt en wat er gebeurd is. Zo stuurt een telefoonservice van ieder gesprek een e-mail of sms met daarin een beknopte samenvatting van het gesprek;
• Een collega kan de gesprekken oppakken omdat het mogelijk is de e-mails naar iemand anders door te laten sturen;
• Je klanten merken er niets van, zij krijgen geen voicemail maar een telefoniste aan de lijn die opneemt en antwoord zoals jij dat wenst;
• Maak je vaker gebruik van een telefoonservice dan raakt de telefoniste vertrouwt met bestaande producten / diensten en vaste klanten. Zij kan dan ook meer ingewikkelde problemen oplossen en klanten persoonlijker te woord staan.

Zorg dat je bedrijf altijd professioneel en persoonlijk bereikbaar is zodat (potentiële) klanten niet naar een concurrent overlopen. Een externe telefoonservice kan dan een betaalbare oplossing van goede kwaliteit zijn!