17 februari 2016 PAsCall Telefoonservice

Telefooncentrale in de cloud vergroot bereikbaarheid

Voor welke werknemer klanten ook bellen, iedereen wordt direct geholpen. Daarvoor hoeft de betreffende werknemer niet bij de vaste telefoon te zitten. Mobiel is hij net zo goed bereikbaar. En als deze werknemer even geen tijd heeft, zijn er altijd andere werknemers die snel aan de lijn kunnen komen. De klant hoeft nooit te wachten en komt altijd bij de juiste persoon terecht. Een scenario waar veel organisaties van dromen.

Vooral voor kleinere organisaties kan het best lastig zijn om goede bereikbaarheid te waarborgen. Voorheen konden bedrijven dit alleen realiseren met een fysiek callcenter of een receptioniste. Lang niet elke onderneming kan zich dat veroorloven, terwijl goede bereikbaarheid wel voor iedere organisatie een belangrijke rol inneemt en alleen maar belangrijker wordt met de veeleisende klanten van nu. Een klant die een ingesprektoon krijgt, raakt geïrriteerd of haakt af. En medewerkers die steeds elkaars voicemail krijgen, kosten geld.

Belang van bereikbaarheid

Uit eerder onderzoek van Ipsos blijkt dat klanten verwachten dat de telefoon binnen 15 seconden wordt beantwoord. Bij slechts 50 procent van de onderzochte mkb-bedrijven bleek dit het geval te zijn. Uit onderzoek van blijkt dat 60 procent van de ondernemingen tijdens kantooruren regelmatig slecht bereikbaar is. Bijna 30 procent van de consumenten die het bedrijf niet konden bereiken per telefoon, belde voor een bestelling, afspraak of een reservering. Daarnaast gaf 24 procent van de respondenten aan naar de concurrent te gaan wanneer een bedrijf slecht telefonisch bereikbaar is. Ondernemers lopen door slechte bereikbaarheid dus niet alleen potentiële klanten mis, maar niet-bereikbare bedrijven scoren ook slecht op service, kwaliteit en algemene indruk.
Een online telefooncentrale in de cloud kan hier een oplossing bieden. Een fysiek callcenter is niet meer nodig, waardoor het ook voor kleinere organisaties goedkoper en gemakkelijker wordt een callcenter in te richten en de bereikbaarheid te vergroten.

Maar aan zo’n telefooncentrale in de cloud zitten natuurlijk wel wat haken en ogen. Waar moet je aan denken bij het inrichten hiervan? Wat betekent dit voor je medewerkers en hoe helpt het organisaties beter bereikbaar te zijn?

Bellen via internet

Hosted telefonie, cloud telefonie, Voice Over IP, internetbellen, het zijn verschillende namen voor dezelfde oplossing; bellen via internet. Consumenten zijn er al lange tijd vertrouwd mee en ook in het bedrijfsleven wordt hosted telefonie steeds belangrijker. Een telefooncentrale in de cloud is een telefooncentrale die niet fysiek in een bedrijfspand staat, zoals bij traditionele telefooncentrales wel het geval is. Het is een digitale telefooncentrale die in de cloud staat en toestellen zijn via internet op de centrale aangesloten. Er wordt dus gebeld via een internetverbinding.

Het bedrijfsnetwerk moet daarvoor wel worden aangepast. Hosted telefonie werkt namelijk alleen met vaste toestellen die daarvoor geschikt zijn. Ook moet de infrastructuur van de organisatie natuurlijk geschikt zijn. Functionaliteiten als presence, awareness, beveiliging, identificatie en authenticatie moeten integraal onderdeel uitmaken van het bedrijfsnetwerk.

Overzichtelijk

Bij een telefooncentrale in de cloud zitten vaste en mobiele telefoons in één netwerk. Dit brengt verschillende voordelen met zich mee. Zo kan er worden gekozen om één zakelijk nummer in te stellen waarmee naar externe contacten wordt gebeld. Ongeacht waarvandaan er wordt gebeld. De personen die worden gebeld, zien dus altijd hetzelfde nummer en de achterliggende mobiele nummers blijven verborgen. Dit is bijvoorbeeld handig als je wilt dat klanten altijd hetzelfde nummer zien. Daarnaast kunnen collega’s met vaste doorkiesnummers door andere collega’s mobiel worden bereikt en is de beschikbaarheid van alle aangesloten personen direct zichtbaar. Dit voorkomt onnodig doorverbinden naar collega’s die eigenlijk in een bespreking zitten of ‘out-of-office’ zijn.

Betere bereikbaarheid

Met een telefooncentrale in de cloud wordt de bereikbaarheid van de organisatie vergroot. Er kan bijvoorbeeld een eigen keuzemenu worden ingesteld dat voldoet aan de wensen en aansluit bij de structuur van de afdelingen en medewerkers. Zo komen de personen die de organisatie willen bereiken bij de juiste persoon uit en worden ze gericht geholpen. Ook zijn zogeheten ‘huntgroepen’ te creëren, zodat een klant altijd iemand aan de lijn krijgt. Als medewerker A niet direct opneemt, gaat de telefoon van medewerker B over, enzovoort. Net zo lang totdat er wordt opgenomen.

Hogere productiviteit

Naast het vergroten van de bereikbaarheid, wordt ook de productiviteit verhoogd. Doordat een telefooncentrale in de cloud naar eigen wensen kan worden aangepast, is het altijd duidelijk welke werknemer er wordt bereikt. Collega’s zijn minder tijd kwijt met het beantwoorden van de telefoon, het zoeken van de juiste collega en vervolgens het doorverbinden naar verschillende nummers.
Door een telefooncentrale in de cloud in te richten, kan een organisatie de bereikbaarheid optimaliseren en beter voldoen aan de wensen en eisen van de klant. Vooral voor kleinere bedrijven, die te klein zijn voor een receptionist of een professioneel fysiek callcenter, maar wel goed bereikbaar willen zijn voor klanten, leveranciers en medewerkers behoort een telefooncentrale in de cloud tot de mogelijkheden die het overwegen waard zijn.

PAsCall Telefoonservice PAsCall is altijd aanwezig, altijd met een lach, altijd goed gehumeurd, altijd professioneel, altijd volgens uw wensen en altijd op tijd. Met PAsCall Telefoonservice mist nooit meer een belangrijk telefoontje en u geeft altijd een goede indruk, ook als u er niet bent.