1 oktober 2013 PAsCall Telefoonservice

Intelligente telefoonservice

Door: Karin Maassen: ‘Dit is de voicemail van 06-12345678. Laat uw bericht achter na de piep… ‘. Een zeer uitnodigend en bemoedigend eerste contact tussen bedrijf en potentiële klant? Of een gemiste commerciële kans?

Vorige week was ik op zoek naar een actieve training in teambuilding. Door wat te googelen had ik al snel drie bedrijven in de buurt gevonden die een dergelijke training aanbieden. Eén website sprak me erg aan, dus dat bedrijf belde ik als eerste. Echter, ik kwam in een onpersoonlijke voicemail. Standaard bericht, ingesproken door een dame van het telecombedrijf. Ik heb niet eens de moeite genomen om een bericht achtergelaten. Er bleef maar weinig over van de eerste goede indruk. Op naar de volgende dan maar.

Drie dagen

Bij het tweede bedrijf kwam ik op een vaag antwoordapparaat, waar een vrouwelijke stem mij vertelde dat de heer van Evertsen momenteel niet bereikbaar was. Ik heb een duidelijk bericht achtergelaten, dat ik op zoek was naar een actieve training teambuilding en dat ik graag zo snel mogelijk gebeld wilde worden. Het was begin van de middag en ik was benieuwd of ik die dag nog gebeld zou worden. Niet dus. Ook de volgende dag geen telefoontje. Pas drie dagen later werd ik teruggebeld. Te laat, hij was zijn kans misgelopen want ik zie geen enkele mogelijkheid voor een positieve samenwerking met een bedrijf dat zo laks omgaat met contacten.

Blij

Bij het derde bedrijf van mijn lijstje werd er opgenomen door, wat achteraf bleek, een externe telefoniste. Ze was keurig en vriendelijk, noteerde mijn vraag en wanneer ik teruggebeld kon worden. Ik werd binnen drie uur teruggebeld. Een paar dagen later lag het plan op tafel. De training staat gepland voor over drie weken. Ik was blij met de nieuwe leverancier, en hij met mij, zijn nieuwe klant.

Kansen

Goede en professionele bereikbaarheid is een belangrijke graadmeter voor potentiele klanten. Als hij nu niet makkelijk en snel contact kan leggen en professioneel te woord wordt gestaan dan geeft dat weinig vertrouwen voor de verdere samenwerking, wanneer de opdracht is gegeven of verkoop gesloten is. Daarnaast is het optimaal benutten van alle commerciële kansen voor iedere ondernemer belangrijk. De potentiële klant die ú belt, die als vanzelf via google bij u is terecht gekomen, die wilt u toch niet mislopen?

Gegarandeerde bereikbaarheid

Niet iedere ondernemer heeft de beschikking over een telefoniste die de bereikbaarheid van het bedrijf garandeert. Maar de ondernemer die alleen bereikbaar is op een mobiel nummer en niet in staat is altijd de telefoon te beantwoorden, loopt al snel kansen mis. Zeker als het voicemailbericht onduidelijk en onpersoonlijk is en er niet stipt binnen gangbare termijnen wordt teruggebeld.

Vakkundig en professioneel

De oplossing voor dit dilemma is het inschakelen van een intelligente telefoonservice met commerciële bagage. Iedere oproep wordt direct en professioneel beantwoord door een telefoniste die vakkundig de vraag en behoeften van de beller inventariseert. Daarna kan de juiste vervolgactie ondernomen worden. Blijkt de beller commerciële vragen te hebben, dan wordt deze direct doorverbonden met de desbetreffende medewerker binnen het bedrijf. Als de beller een andere vraag heeft, waar niet direct een antwoord op gegeven kan worden, dan wordt zijn naam, nummer en de vraag genoteerd en er wordt een moment afgesproken waarop hij wordt teruggebeld. U krijgt direct een berichtje met alle informatie en u kunt het verder zelf afhandelen en actie kunt ondernemen.

Eerste indruk

Zo garandeert u in elk geval dat het eerste contact professioneel is verzorgd, dat het snel en juist wordt afgehandeld en dat uw bedrijf een goede eerste indruk maakt.
En deze service, waarmee u geen kans meer misloopt, hoeft niet eens veel te kosten. U betaalt een bedrag per maand en u heeft er in een keer een afdeling telefonie bij die ervoor zorgt dat u altijd bereikbaar bent.

Tot slot

Als het dan toch moet, denk aan uw voicemail bericht! Bel zelf een keer uw nummer om de hele opname te horen zoals de beller die hoort en vraag een aantal vrienden het te beluisteren. Zorg dat u iedere dag tijd inplant voor het afluisteren van voicemailberichten en het ondernemen van de benodigde actie.

Met dank aan: Karin Maassen

Tagged: , , , , , , , , , , , , , , , ,

PAsCall Telefoonservice PAsCall is altijd aanwezig, altijd met een lach, altijd goed gehumeurd, altijd professioneel, altijd volgens uw wensen en altijd op tijd. Met PAsCall Telefoonservice mist nooit meer een belangrijk telefoontje en u geeft altijd een goede indruk, ook als u er niet bent.